Terwijl jij dit rustig leest is mijn website druk voor me aan het werk.

Waarmee?

Nou onder anderen met het maken van afspraken met mensen die geïnteresseerd zijn in mijn dienst (deze afspraken komen dan vanzelf in mijn agenda tevoorschijn). Inschrijvingen voor mijn e-book verwerken en daarna deze mensen toegang geven tot dat e-book. Betalingen ontvangen, facturen sturen, deelnemers toegang geven tot de juiste online training. Inspiratie mailtjes naar m’n netwerk sturen en mailtjes naar klanten om ze te herinneren waar en wanneer ze een afspraak met mij hebben.

Je website is niet alleen geschikt om door nieuwe klanten gevonden te worden, of als platform om ze te informeren over je dienst. Je website kun je als je persoonlijke 24/7 assistent inzetten om je heel veel werk uit handen te nemen.

Hoe?
Door het automatiseren van wervings-, afspraak-, verkoop- en inschrijvingsprocessen.

Stel jezelf eens voor:

Zo hoef jij ’s ochtends alleen maar in je agenda te kijken en met plezier je dienst uit te voeren. Want daar ben je toch ondernemer voor geworden? Om mensen te helpen?

Niet om eindeloos achter je computer te zitten emails te schrijven over tijden van afspraken, informatie te versturen, facturen schrijven, bijhouden of mensen wel betalen, herinneringen maken, deelnemers handmatig toegang geven aan je online training.

Het automatiseren van je klantprocessen scheelt je zelf niet alleen ontzettend veel tijd, je maakt de hele ‘customer journey’, dus het proces wat je klant doormaakt, ook nog eens heel soepel.

Resultaat: Jij blij, klant blij.

Lijkt je dat wat?
Laten we dan kijken hoe je daar komt.

Het automatiseren van werving-, afspraak-, verkoop-, inschrijvingsprocessen

Omdat ik vaak te horen krijg “Ik wil het hoe jij het hebt”, geef ik je in deze blog een overzicht van de verschillende processen die je kunt automatiseren en de software en programma’s die je daarvoor kunt gebruiken.

De informatie die ik hier geef is gebaseerd op mijn eigen ervaring. Dit is hoe ik het doe.

Welke processen kun je automatiseren?

Elk van deze processen bespreek ik afzonderlijk voor je.

Automatisch nieuwe klanten werven

Gedragsstudies laten zien dat er een vast patroon bestaat dat mensen doorlopen voordat ze iets kopen of klant bij iemand worden.

Dit patroon staat in marketing bekend als de ‘Know – Like – Trust’ journey. In de praktijk betekent dit dan mensen pas overgaan tot kopen als ze je kennen en vertrouwen. Ze willen zeker weten dat jij ze biedt wat je nodig hebt en dat jij weet wat je doet.

Dit gebeurt meestal niet in één bezoekje aan je website. Je bezoeker heeft weer andere dingen te doen en klikt je website weg. En komt waarschijnlijk nooit meer terug…

Wat nou als je deze bezoeker, die in potentie wel geïnteresseerd is, wel vast kunt houden? Je de kans krijgt een duurzame relatie met ze op te bouwen? Zodat ie aan je blijft denken? En zo op het moment dat ie overtuigd is van jouw waarde alsnog naar je toe kan komen?

Dit doe je met e-mail marketing.
Als je eenmaal iemands e-mail adres hebt kun je regelmatig iets van je laten horen. Met tips, inzichten en aanbiedingen.

Als je dit proces één keer inricht en dit automatiseert werf je zo klanten terwijl jij helemaal niks hoeft te doen.

Zo automatiseer je klantenwerving via je website

Om mensen laagdrempelig in contact te laten komen met jouw dienst, maakt je een gratis (kennis) product. Dit wordt ook wel een weggever genoemd. Dit kan bijvoorbeeld een e-book, een worksheet of een video reeks zijn. Iets waar je jouw ideale klant mee helpt in het thema waar jij een oplossing voor aanbiedt.

Via je website kunnen je bezoekers dit gratis product aanvragen. Dit doen ze in ruil voor hun email adres. Dit email adres gebruik je dan om het gratis product op af te leveren.

In een serie e-mails kun je je potentiële klanten in contact laten komen met jou en je dienst.

Dit heb je nodig:

Een optin-formulier is een formulier op je website waar de bezoekers die graag je gratis product ontvangen hun naam en e-mail adres invoeren. Dit optin-formulier maakt contact met je e-mail programma en koppelt de gegevens van de inschrijving aan een lijst. In je e-mail programma stel je dan in dat de mensen die op deze bepaalde lijst komen te staan een serie mailtjes ontvangen.

Zelf werk ik met Active Campaign. Dit omdat dit programma je heel makkelijk e-mail ’treintjes’ laat maken. Dus een serie e-mails die kunt klaarzetten en je je netwerk met geregelde intervallen toe kunt sturen (bijvoorbeeld wekelijks).

Let op: het succes van dit proces is afhankelijk van de relevantie en kwaliteit van je weggever en je e-mails.

Ben je benieuwd of deze manier van klanten werven iets voor jou is?
Lees dan m’n blog Een e-maillijst opbouwen, is dat iets voor mij?

Automatisch afspraken maken

Ik heb eens geteld hoeveel mailtjes er gemiddeld over en weer gingen tussen (potentiële) klanten en mij voordat er een geschikte dag en tijd voor een belafspraak, strategiesessie, bouwdag, flyoutsessie of aanschuifochtend was gevonden.

Dit waren 5 mailtjes!! Per afspraak he, niet per klant. Ik heb minstens 5 contact momenten met mijn klanten dus dat zijn dus 25 mailtjes per klant. Zeg 3 minuten per mail, dat is dus 75 minuten per klant die ik aan mailverkeer kwijt ben. En de klant is er deze tijd ook kwijt hieraan he, niet vergeten.

Om mezelf deze tijd te besparen heb ik het hele afspraken proces geautomatiseerd. Wat ik nu doe is dat mijn contact een mailtje krijgt (automatisch via Active Campaign) met daarin de link naar mijn agenda. Zo kan ie direct zien wanneer ik beschikbaar ben en een afspraak inplannen op de tijd en dag die hem het beste uitkomt.

Tijd kwijt? Voor mij 0 minuten en voor de klant 3 minuten. Én we weten allebei zeker dat deze dag en tijd ons allebei goed uitkomt.

Met welk programma doe ik dit?

Een heel eenvoudig programma

• waarin bezoekers zelf hun afpraak met je in kunnen plannen
• waarmee je kunt aangeven wanneer je beschikbaar bent
• waarin je verschillende agenda’s kunt aan maken
• die je een bevestigingsemail laat toesturen
• die ook een automatische herinnerings e-mail verstuurt (bijvoorbeeld 24 uur voor de afspraak)
• die je toestaat je je eigen agenda te synchroniseren, zodat alleen die tijden beschikbaar zijn waanneer jij geen afspraken hebt
• met een mooie interface
• dat je ook de mogelijkheid geeft de agenda in je website te integreren.

Voor nog minder dan een tientje per maand, geef je jezelf met Calendly zeeën meer tijd en rust in je bedrijf.

Automatisch betalingen ontvangen en facturen versturen

Hoeveel tijd ben je niet kwijt aan facturen sturen, controleren of ze zijn betaald, herinneringen de deur uit krijgen…

Debiteuren beheer vind ik altijd een zonde-van-mijn-tijd-post.

En ook: als ik zelf een factuur krijg waarbij ik nog naar m’n bankrekening toe moet en handmatig een factuur moet betalen (dus een rekeningnummer en naam en factuur nummer moet invoeren), vind ik dat ook onhandig.

Veel eenvoudiger digitaal te betalen toch? Lekker met iDeal of Paypal? Doe ik ook met de bezorg pizza, heerlijk makkelijk en snel.

Dus, als je jezelf tijd wilt besparen op het maken van facturen en controleren van betalingen én het je klant makkelijk wilt maken in de betaling van jouw dienst: denk er dan eens serieus over na om de betalingen van je dienst via je website te laten gaan.

Dit heb je nodig:

Hoe werkt het?

In Plug & Pay kan je betalingsformulieren maken.
Zeg voor een online training die 400 euro kost, of een workshop die 950 euro kost.

Door de link naar dit formulier onder een knop op mijn website te plaatsen, kan ik betalingen via mijn website laten lopen.

Als bezoekers op mijn website op deze knop klikken, die ik bijvoorbeeld ‘Inschrijven’ noem, krijgen ze het juiste betalingsformulier te zien. In dit formulier kunnen klanten zelf hun n.a.w. gegevens invoeren en vervolgens met iDeal betalen. De betaler krijgt na betaling automatisch een factuur per mail gestuurd.

Een leuke bijkomstigheid van deze payproviders is dat ze ook handige tools bieden om je inkomsten te integreren met je boekhoudprogramma.

Automatisch deelnemers van online trainingen inschrijven

Online trainingen zijn helemaal hot.
Je maakt ze namelijk één keer, en daarna kun je ze keer op keer verkopen. Je kunt er meer mensen mee helpen dan in 1 op 1 sessies en je klanten kunnen jouw training waar en wanneer ze zelf willen volgen.

Als je het hele verkoopproces van online trainingen automatiseert dan heb je een leuke bron van passief inkomen. Inkomen waar je niks voor hoeft te doen.

In het vorige hoofdstuk heb je gezien hoe je de betalingen van zo’n online training via je website zou kunnen laten doen. Hoe handig zou het zijn als je deelnemers na betaling automatisch toegang krijgen tot de juiste online training? Zonder dat jij moet terug zoeken wie welke training heeft aangeschaft en de deelnemers handmatig aan je online trainingsprogramma moet toevoegen.

Onlinetrainingsoftware

Laten we eerst kijken naar het systeem waar jij je online training in aanbiedt.
Hier zijn vele mogelijkheden voor.

Zelf gebruik ik Kajabi.  Ik maak graag gebruik van externe software als het gaat om gespecialiseerde functionaliteiten. Je bent zo gegarandeerd dat de software up to date blijft, dat ze zich zullen blijven ontwikkelen, dat het veilig is en dat ik de beste tools tot m’n beschikking krijg die ik nodig heb om het mijn gebruikers zo’n goed mogelijke ervaring te geven.

De koppeling tussen betaling & inschrijving online training

Om een deelnemer automatisch toegang te geven aan je online training heb je een ’trigger’ nodig. Deze trigger is bijvoorbeeld de betaling die via je website wordt gedaan.

In mijn geval is dit informatie die bij Plug & Pay binnen komt, en die ik gekoppeld wil hebben aan Kajabi.

Welk magische stukje software geeft me de mogelijkheid om dit te doen?

Dit heeft ze via je website gedaan. Nadat ze op de knop ‘Inschrijven’ op je salespagina heeft geklikt kreeg ze een Paypro betalingsformulier te zien. Ze heeft haar n.a.w. gegevens hierin ingevoerd en betaald.

Nu gaat Zapier voor je aan het werk.

Door een Zap in Zapier aan te maken kun je een ’trigger’ instellen én verschillende acties die je hieruit wilt laten volgen.

Dus je hebt een Zap aangemaakt met als trigger:
– als er een verkoop van deze training in PayPro binnenkomt…
– dán pak je de naam en email adres uit het Paypro formulier en maak je daar een gebruiker aan in Kajabi en voeg je die en die online training toe aan dat account.

Maartje krijgt nu, dan dankzij Zapier, na betaling automatisch haar gebruikerscodes voor Kajabi in haar mailbox.

Zapier: de spil in automatisering

We hebben het nu over verschillende software services en programma’s gehad die je kunt inzetten voor het automatiseren van je klantprocessen.

Wil je nu verschillende van deze processen aan elkaar verbinden dan is Zapier je beste vriend.

Hierboven heb ik uitgelegd hoe je Zapier gebruikt om een verkoop via PayPro aan een inschrijving van een online training te koppelen.

Maar wat nou als je na inschrijving ook een mailtje wilt versturen met nog wat informatie over de training?

Hier kan Zapier ook voor zorgen.

Je kunt aan dezelfde Zap waarin je een bepaalde verkoop via PayPro als trigger had opgesteld nog een actie verbinden. Dus naast de inschrijving in Kajabi kun je deze deelnemer ook toevoegen aan een bepaalde lijst in Active Campaign. In Active Campaign koppel je dan weer die lijst aan een welkomstemail.

Zapier heeft nog talloze andere koppelmogelijkheden. Zo ook bijvoorbeeld tussen facebook leadforms en je Active Campaign, zodat de leads die je via facebook leadform verzamelt, automatisch aan je funnel toegevoegd worden. Of een Google form en een sheet, zodat je de gegevens die mensen in je form invoeren als database kunt terug lezen.

Automatisering als game changer

Acht jaar geleden ben ik begonnen met het automatiseren van mijn klantenprocessen en dit is een complete game changer voor mijn bedrijf geweest. Het heeft me de gelegenheid gegeven om:

Een overzicht aan automatiseringssoftware

Dit is de software die ik gebruik met Webbouwen aan de keukentafel:

Automatisering klantenwerving

ActiveCampaign

Automatisering afspraken

Calendly

Automatisering betalingen

Plug & Pay

Automatisering inschrijving online training

Kajabi
Zapier

Koppel alles aan elkaar

Zapier

Kun je wat hulp gebruiken bij het inrichten hiervan?

Zo houdt je meer tijd over
om lekker in je zwemband te chillen